Réussir l’organisation d’un forum

Le forum est un type de réunion pendant lequel différentes personnes discutent d’un sujet d’intérêt commun. Il s’agit, essentiellement, d’une technique de communication orale ou virtuelle, réalisée en groupe, dans un lieu défini en avance. Aujourd’hui, vu le contexte de la pandémie du COVID-19, les forums se déroulent en ligne. Mais en vue de préparer un retour à la normale de la situation, nous allons voir les différentes étapes d’une organisation d’un forum.

Principales caractéristiques du forum

Le forum est un événement qui rassemble un grand nombre de personnes aux perspectives diverses. Cet événement tourne autour d’un thème préalablement convenu. Un modérateur est chargé de présenter le sujet, de réguler les interventions des participants et d’animer la discussion avec des questions. Tous les participants prennent part à la discussion en apportant leurs points de vue et en dialoguant respectueusement avec les autres participants.

Comment organiser un forum public ?

– Il faut planifier un forum dans un lieu pratique, facile à trouver et facile à accéder.
– Si possible, il est conseillé d’organiser le forum le soir pour éviter les conflits d’horaire avec le travail.
– Il faut faire connaître préalablement le thème du forum autant que possible. Des prospectus, des publicités, des communiqués de presse et des médias sociaux peuvent être utilisés. N’oubliez pas de mentionner la date, l’heure, le lieu et le but de la réunion.
– Fournissez le transport aux participants si nécessaire.
– Préparer une collation légère si possible. Cela favorisera la socialisation et créera un environnement convivial.

Lieu d’organisation d’un forum

Le secteur de l’événementiel est confronté à de nouveaux défis à la suite de la crise du COVID-19. Après déconfinement, le moment est venu pour les organisateurs de forum de transformer ces inconvénients en avantages. Organiser un événement en extérieur permet par exemple d’attirer le public en réduisant les risques de contamination liés à une mauvaise circulation d’air. Pour cela, le choix du lieu est important. Pour l’organisation d’un forum, il ne faut pas négliger les chaises, les tables, les chapiteaux, etc., mais également la sonorisation. Surtout, il ne faut pas oublier de faire respecter les gestes barrière. Il faut mettre à disposition des participants des gels hydroalcooliques, etc.

Condition d’un forum bien organisé

– Désignez un animateur ou un modérateur de groupe bien connu et respecté. Cette personne doit avoir une position neutre sur le sujet à discuter.
– Il est important de limiter le nombre des participants. Un forum public bien réussi ne dépasse pas, en général, 30 à 40 participants. Il vaut d’ailleurs mieux diviser les participants en plusieurs groupes que de réunir un nombre important de personnes.
– Il faut définir et faire savoir aux intervenants le temps de prise de parole de chaque personne. Le modérateur a l’obligation de faire respecter ce délai.
– Concluez le forum avec un résumé de ce qui a été accompli et du plan d’action à entreprendre.
– Préparez un résumé écrit du brainstorming et envoyez-le à tous les participants. Remerciez-les et faites-leur savoir qu’il existe des opportunités pour eux de partager leurs idées à travers d’autres plateformes de discussion.