Le document officiel qu’est l’extrait Kbis

Peut-être êtes-vous en train de monter une entreprise et vous aimeriez en savoir le plus possible sur les démarches administratives et les documents utiles pour pouvoir exercer votre activité plus tard. Ou bien vous envisagez de collaborer avec quelques entreprises et vous souhaitez mieux les connaître avant de vous engager. Dans un cas comme dans l’autre, certains documents sont très utiles, incontournables et que vous devez obtenir. Parmi ces documents, il y a l’extrait Kbis.

En quoi l’extrait Kbis est-il important ?

L’extrait Kbis est considéré comme l’état civil ou la carte d’identité d’une entreprise. En effet, autant une carte d’identité est importante pour tout citoyen d’un pays, l’extrait Kbis a la même valeur pour une entreprise. C’est un document officiel qui prouve l’existence juridique et légale d’une entreprise, la vôtre ou n’importe quelle autre entreprise. Ce document atteste également qu’une entreprise est bel et bien immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il comporte un certain nombre d’informations concernant une entreprise, notamment le nom du greffe d’immatriculation, le nom de l’entreprise, le numéro d’identification et la forme juridique, le code NAF, le sigle, le logo, la date de constitution de l’entreprise, le montant du capital social, l’adresse du siège social, la description détaillée de l’activité de l’entreprise. L’extrait Kbis renseigne aussi sur ses dirigeants, nom, prénom et adresse, mais aussi des décisions du tribunal de commerce si l’entreprise fait l’objet de procédures judiciaires, du genre liquidation, redressement judiciaire, etc.

Si vous avez une deuxième entreprise commerciale, vous aurez besoin d’un Kbis secondaire, car le Kbis principal correspond uniquement à votre première entreprise et au siège social de celle-ci. L’extrait Kbis est d’une importance capitale, car son absence vous expose à de lourdes sanctions. En effet, vous devrez payer une amende de 45 000 euros (pour les personnes physiques) ou 225 000 euros (pour les personnes morales) assortis de 3 ans d’emprisonnement.

Mieux connaître l’extrait Kbis

Si vous vous demandez comment est apparu le nom Kbis, il semblerait que cela vient d’un feuillet imprimé dont se servait le greffe du tribunal de commerce par le passé. Ce feuillet n’existe plus aujourd’hui, seul le nom Kbis a survécu. Sinon, vous devriez aussi savoir que bien que l’extrait Kbis contient des informations clés sur une entreprise, c’est un document public. Cela veut dire que toute personne désirant avoir des informations sur votre entreprise peut en demander un. C’est d’ailleurs grâce à cette transparence que vous aussi, vous pouvez demander l’extrait Kbis des sociétés avec lesquelles vous pensez faire des négoces ou signer des contrats.

Pour avoir un extrait Kbis de votre entreprise, un certain nombre de formalités doit être effectué. En fait, lors de la création de votre entreprise, vous devez réunir quelques documents et constituer un dossier à partir de ceux-ci. Avec ce dossier, direction le Registre du Commerce et des Sociétés et vous demandez l’immatriculation de votre entreprise. Dès que votre dossier est enregistré et validé, vous recevrez automatiquement un extrait Kbis dans les jours qui suivent. Ceux-ci vous sont délivrés à titre gratuit, en réalité, leurs frais sont inclus dans les frais d’immatriculation que vous avez payés. Ne pas immatriculer votre entreprise est considéré comme du travail dissimulé et c’est aller au-devant de beaucoup de problèmes parce que vous enfreignez la loi. Aussi, ne commencez pas vos activités, même si vous avez déjà trouvé des clients, tant que vous n’avez pas fini de faire immatriculer votre entreprise. Toutefois, le premier extrait Kbis que l’on vous délivre gratuitement n’arrivera chez vous que plusieurs jours après le dépôt de dossier. Si vous êtes pressé par le temps, demandez un extrait Kbis provisoire que vous pouvez obtenir sous 48 h.

Démarche pour obtenir un extrait Kbis

Pour rappel, l’immatriculation de votre entreprise se fait auprès du Registre du Commerce et des Sociétés, mais c’est le greffe du tribunal de commerce qui délivre l’extrait Kbis. Seuls les greffiers des tribunaux de commerce ont l’habilitation nécessaire pour cela, ce qui veut dire que le Kbis est difficilement falsifiable. Deux possibilités s’offrent à vous pour obtenir un extrait Kbis : soit vous envoyez un courrier au greffe du tribunal de commerce du tribunal soit vous faites une demande en ligne, directement sur le site infogreffe.fr. Pour une demande en ligne, servez-vous du formulaire de recherche pour trouver la fiche infogreffe de votre entreprise. Puis, dans la rubrique « Documents officiels », cochez sur « Extrait Kbis » et validez votre commande. Vous pouvez aussi demander sur www.portail-societe.fr un extrait Kbis.

Vous aurez à demander souvent un extrait Kbis dans le cadre de vos activités et rappelez-vous que lorsque vous le présentez à un tiers, il doit dater de 3 mois maximum. Si vous présentez un extrait Kbis de plus de 3 mois, les prestataires, la banque ou l’administration est en droit de ne pas en tenir compte. Certes, rien dans la loi ne prévoit une date limite de validité pour un extrait Kbis, cependant, il est communément admis qu’un tel document n’est recevable que s’il est récent. Cela est tout à fait logique dans la mesure où un extrait Kbis doit contenir des informations actualisées sur une entreprise. Or, en plus de 90 jours, beaucoup de choses peuvent avoir changé au sein d’une entreprise, les dirigeants, son adresse, le montant de son capital social, etc. Évidemment, si rien de notable n’est survenu dans votre entreprise dans ce laps de temps, un Kbis de plus de 3 mois reste valable. Mais pour l’administration, les banques et les partenaires, pour qu’un Kbis soit valide, il faut qu’il soit récent. Cela implique que vous transmettiez toute modification majeure aux autorités compétentes pour que les informations mentionnées dans l’extrait Kbis reflètent la réalité de votre entreprise.

Utilité et coût

Vous aurez certainement besoin d’un grand nombre d’extraits Kbis pour vos activités, puisqu’il est exigé pour les actes civils, juridiques et beaucoup de procédures. En effet, un extrait Kbis vous sera réclamé pour souscrire un abonnement Internet pour votre entreprise, pour ouvrir un compte en banque professionnel, pour répondre à un appel d’offres, pour servir de pièce justificative auprès de Pôle Emploi, pour constituer un dossier auprès d’un fournisseur ou d’un acheteur, etc. Autant dire que vous ne pourrez pas avancer dans vos projets, vous êtes bloqué de toutes parts si vous n’avez pas d’extrait Kbis, c’est aussi simple que cela. Donc, pour être utile, l’extrait Kbis l’est assurément. On peut même affirmer qu’il est vital pour toute entreprise souhaitant se développer et qui voit à long terme. Aussi, faites le nécessaire pour immatriculer votre entreprise le plus tôt possible, dès sa création, et informez les autorités de tout changement qui survient au sein de votre entreprise pour des informations pertinentes et mises à jour sur le Kbis.

Puisqu’il faut commencer par immatriculer votre entreprise avant de pouvoir demander un extrait Kbis, voyons d’abord quels sont les frais pour l’immatriculation. Le coût est de 53,51 euros en général, mais il peut augmenter en fonction d’autres facteurs. Par exemple, s’il s’agit d’une immatriculation suite à un transfert, le coût peut aller jusqu’à 129,14 euros. Quant à l’extrait Kbis, il est payant et selon le tarif annoncé sur le site infogreffe.fr, pour retirer un extrait Kbis sur place, le prix est de 2,69 euros. Si vous désirez qu’on vous en envoie un par voie postale, vous devriez payer 4,03 euros et pour une transmission par voie électronique, par mail par exemple, c’est 3,37 euros.

Le Kbis, pour qui ?

L’extrait Kbis est réservé aux sociétés commerciales uniquement. Qu’en est-il donc des professionnels qui exercent un métier libéral ou artisanal ? Le fait est qu’ils n’ont pas à s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés pour pouvoir exercer leur activité, du coup, ils n’ont pas accès à un extrait Kbis. Ce qui ne veut pas dire qu’ils ne disposent d’aucun document officiel s’ils doivent prouver leur existence légale. Ils en ont bien un, mais il ne s’agit pas de l’extrait Kbis. Pour les professions libérales, ils ont droit à un numéro SIREN qui est attribué par l’INSEE. Quant aux artisans, c’est plutôt l’extrait D1 qui est délivré par la Chambre des Métiers et de l’Artisanat. Sinon, que ce soit ceux qui sont en profession libérale ou qui sont artisans peuvent prouver leur existence en présentant une attestation de paiement des charges sociales qui leur est délivrée par le RSI ou Régime Social des Indépendants (RSI). Les libéraux ont aussi la possibilité de présenter une attestation de paiement délivrée par l’URSSAF ou l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales.

Pour en revenir à l’extrait Kbis, il faut qu’à chaque fois, vous présentiez un extrait authentique et original. Un Kbis même certifié conforme n’est pas recevable. Aucune entreprise, aucun organisme financier et aucun fournisseur, surtout aucun organe administratif n’acceptera une reproduction de Kbis. Peut-être que vous avez songé à cette solution pour pouvoir en présenter un à chaque fois qu’on vous le demandera, à présent, vous savez que ce n’est pas une option valable. Pour avoir toujours à votre disposition un extrait Kbis authentique, souscrivez à un abonnement et vous en recevrez un nouveau régulièrement.