Comment créer une signature email ?

Comment créer une signature email ?

Que vous soyez une entreprise ou un indépendant, pour communiquer avec vos clients et vos fournisseurs, vous êtes souvent amené à utiliser une boîte mail. Comme sur les lettres manuscrites, vous avez désormais la possibilité d’apposer votre signature sur vos messages électroniques. La signature email s’avère utile pour différentes raisons, mais comment la concevoir ?

Qu’est-ce qu’une signature email ?

La signature email permet d’authentifier un message électronique et de prouver sa légitimité. Dans un courrier électronique, cette signature doit normalement apparaître à la fin du message. Dans le cas d’une signature email professionnelle, elle se présente sous la forme d’un fichier intégré au contenu du mail et sur lequel les références ainsi que l’identité de l’émetteur du mail sont mentionnées. Cette signature électronique peut être définie comme la carte de visite de l’entreprise ou du professionnel.

Pourquoi utiliser une signature email ?

Une signature email professionnelle a pour objet d’authentifier l’identité de l’expéditeur. Elle permet d’assurer l’intégrité d’un échange et de certifier la source du message électronique. Elle a également pour intérêt de protéger et d’authentifier la légitimité d’un document numérique. Utiliser une signature électronique permet de garantir la probité des informations présentes dans le mail. Cela rassure le destinataire quant à l’intégrité des données qui lui sont envoyées. Sur le plan juridique, une signature mail peut servir de preuve valable et elle aide à mieux connaître l’origine d’un message. D’un point de vue professionnel, apposer une signature numérique sur ses courriers électroniques témoigne du sérieux et de l’authenticité des échanges effectués entre fournisseurs et clients, entre collaborateurs, etc.

Créez votre signature email professionnelle

La conception d’une signature email professionnelle doit être bien pensée. Comme il s’agit d’un élément placé à la fin de vos messages électroniques, il véhiculera votre image. Il vous est possible dans ce cas d’utiliser un générateur de signature. Ce dernier vous permet de personnaliser votre signature email. Si vous manquez d’idées pour personnaliser votre signature, trouvez de l’inspiration sur www.1001emailsignatures.com. Vous pouvez directement aussi générer une signature électronique depuis votre boîte de messagerie. Pour créer une signature email Outlook par exemple, vous avez une option « signature » qui s’affiche lorsque vous ouvrez l’onglet « message ». Ce qui vous permet de personnaliser manuellement votre signature email en fonction des destinataires. Cela vaut également pour la création d’une signature email Gmail. Lorsque vous créez un nouveau message, vous avez l’option « insérer une signature » qui s’affiche dans la barre des menus.

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